Jak organizować konferencje i eventy?

Organizacja konferencji i eventów to bardzo skomplikowana sprawa, niezależnie od ich wielkości. Należy brać pod uwagę ogromną ilość różnych czynników, a przy tym nie zapominać o pojedynczych detalach, które spowodują, że wydarzenie będzie sukcesem. Zadanie może być znacznie ułatwione o ile dobrze je się zaplanuje. Warto zwrócić więc uwagę na spełnienie kilku zasadniczych punktów.

Konferencje i eventy – koncepcja i pomysł

Początkowo zadanie może wydawać się niezwykle trudne, jednak stopniowo, małymi krokami dochodzi się do ogarnięcie całego wydarzenia. Pierwszą sprawą jest odpowiednia koncepcja. Określając ją na samym wstępie sprawi się, że każdy później wymyślony element będzie ze sobą współgrał.

Konieczne jest więc już na początku zadanie sobie kilku pytań. Po pierwsze więc jaki będzie profil oraz liczba uczestników, biorących udział w danym wydarzeniu. Czy będzie to raczej prestiżowy bankiet czy też może forma kameralnego wydarzenia, podczas którego istotna będzie swoboda i kreatywność uczestników. Po drugie – ważne jest jaki jest temat i cel spotkania. Konieczne jest nazwanie docelowej grupy oraz zbadanie jej oczekiwań. Konferencje i eventy będą sukcesami, tylko w momencie gdy są przyjemnością oraz są istotne dla osób biorących w nich udział.

Plan organizacji konferencji i eventów

Po określeniu celu, koncepcji, grupy docelowej oraz formy organizowanego spotkania dobrze jest napisać plan działania. Warto więc rozpisać sobie każdy element, tak by działać chronologicznie i kompleksowo. Tworząc taki plan organizator zacznie zauważać co jest ważne, a co mniej istotne. Warto tu ustalić lokalizację eventu, wymagania techniczne czy wielkościowe co do obiektu, w którym będzie on zorganizowany. W planie należy również uwzględnić co będzie się działo w sali konferencyjnej, a jakie atrakcje będą czekały na uczestników poza nią. Ponadto dobrze jest sobie rozpisać kwestie związane z cateringiem, zakwaterowaniem oraz transportem gości. Oprócz tego poleca się stworzenie kosztorysu, co znacznie ułatwi rozmowy z podwykonawcami oraz zbieranie ofert. Da również możliwość ustalenia co jest ważniejsze, a z czego można zrezygnować. Koniecznie też należy ustalić harmonogram konferencji, z jak najwyraźniejszym zaznaczeniem terminów, których zdecydowanie nie można przekroczyć.

Miejsce konferencyjne

To czy konferencja lub innego rodzaju event będą udane zależy od wyboru lokalizacji. Miejsce powinno zadowolić zarówno organizatora, jak i uczestników.

Pierwszą kwestią podczas doboru miejsca jest dobra komunikacja. Przede wszystkim należy zwrócić uwagę na miejsca parkingowe, uwzględniając zarówno samochody, jak i środki transportu publicznego.

Bardzo ważnym aspektem jest stan techniczny oraz wygląd budynku. Powinien mieć przestronne przestrzenie, które są wyposażone w nowoczesne oświetlenie oraz klimatyzację. Ponadto budynek powinien być dostosowany do wymogów osób niepełnosprawnych. Istotną sprawą jest również zaplanowanie czy wynajmowany będzie cały obiekt czy tylko jego część. Czasem może się zdarzyć, że w tym samym obiekcie będzie organizowany również event innej firmy, więc należy się dowiedzieć czy wydarzenie nie będą ze sobą kolidować.

Kolejną sprawą jest zdecydowanie jaki sprzęt techniczny będzie potrzebny. Jeżeli dany obiekt udostępnia sprzęt to warto przeprowadzić próbę generalną, sprawdzającą czy wszystko dobrze widać i słychać. Warto pomyśleć o mikrofonach, mównicy i scenie, co zazwyczaj nie jest częścią podstawowego wyposażenia. Istotną sprawą jest także zaplecze sanitarne oraz gastronomiczne. Dobrze jest sprawdzić czy w danym budynku jest restauracja, czy firma zapewnia catering czy należy wszystko załatwiać na własną rękę. Ponadto jak wygląda kwestia miejsc noclegowych. I ostatecznie jakie są koszta związane z tym wszystkim.

Kilka słów na podsumowanie….

Gdy już wszystko zostało przemyślane i dopięte na ostatni guzik warto pomyśleć o dodatkowych aspektach konferencji i eventów. I tak np. wiele obiektów posiada zaprzyjaźnione zewnętrzne firmy, oferujące usługi, które mogą wspomóc wydarzenie zarówno pod względem logistycznym, jak i artystycznym. Takie firmy zapewnią gościom rozrywkę, poprzez organizację różnego rodzaju występów, zapewnieniem muzyki, dekoracji czy np. kelnerów i hostessy. Czasem obiekty konferencyjne mają w swojej ofercie osoby managerów czy planistów, którzy mogą zająć się całym wydarzeniem od początku do końca.

Ponadto warto przemyśleć wszelkie szczegóły jeszcze raz, tak by uniknąć ewentualnych problemów, które mogą się pojawiać w trakcie eventy. Mogą to być zarówno kłopoty związane z transportem, ale także techniczne – np. utrata prądu czy nie pojawienie się jakiejś firmy pomocniczej. Wówczas trzeba mieć w zanadrzu jakieś środki zastępcze.

Dobrze jest także przemyśleć wcześniej czy zaistnieje potrzeba posiadania szatni, a może ochrony lub dodatkowych pracowników? Wszystko to jest bardzo istotne podczas organizacji eventu i wpływa na powodzenie całego wydarzenia. Na koniec zaś, już po całej konferencji świetnym rozwiązaniem jest przeprowadzenie wywiadu wśród uczestników, by dowiedzieć się czy byli oni zadowoleni z konferencji. Pozwoli to w przyszłości uniknąć ewentualnych błędów.