Jak zaksięgować fakturę zagraniczną za hotel? W podróż służbową coraz częściej udajemy się zagranicę. Przedsiębiorcy korzystający z usług hotelowych mają prawo do otrzymania faktury. Należy ją, niezwłocznie po powrocie, przedłożyć księgowemu. Jak zaksięgować fakturę zagraniczną za hotel? Odpowiadamy.
Księgowanie nie takie proste
Wokół księgowania usług hotelowych pojawia się wiele nieścisłości. Powodem jest fakt, iż ustawodawca w sposób szczególny traktuje usługi hotelowe. Dzieje się tak dlatego, że przedsiębiorcy często zaliczali w koszty swoje prywatne podróże. Nie jest bowiem tajemnicą, że jadąc zagranicę, często decydujemy się pozostać tam nieco dłużej. Możemy na przykład odwiedzić rodzinę bądź zrobić sobie krótkie wakacje. Niemniej jednak pamiętajmy, że faktura zagraniczna za hotel podlega księgowaniu tylko wtedy, gdy pobyt tam dotyczy czynności służbowych. Podróż musimy więc odbywać w celu zabezpieczenia lub pozyskania źródła przychodu. Najczęściej przedsiębiorcy wyjeżdżają zagranicę, aby porozmawiać z klientami bądź aby przedstawić im swoją ofertę. Czasami biorą udział w szkoleniach lub konferencjach. Jeśli mają one związek z wykonywaną działalnością, to uczestnictwo w nich stanowi koszt. Faktura za nocleg może więc zostać zaksięgowana. Pamiętajmy jednak, że od usług noclegowych nie możemy odliczyć podatku VAT.
Księgowanie na potrzeby podatku dochodowego
Zanim zaksięgujemy fakturę na potrzeby podatku dochodowego, sprawdźmy, czy spełnia ona definicję kosztu. Mamy prawo do księgowania faktury, jeśli nocleg w hotelu odbywał się w celach służbowych. Czasami jednak podróż służbowa trwa krócej, niż pobyt w hotelu ogółem. Wtedy księgujemy tylko tą część kosztów, która przypada na podróż służbową. Reszta stanowi prywatny wydatek przedsiębiorcy. Oznacza to, że powinien on zostać pokryty z jego środków własnych. Zagraniczna faktura niemal zawsze wystawiona jest w walucie obcej. Nie ma jednak znaczenia, w jakiej dokładnie. Zasada jest bowiem zawsze taka sama. Przeliczenia waluty dokonujemy po średnim kursie NBP z dnia poprzedzającego dzień wystawienia faktury. Zazwyczaj bowiem za hotel płacimy w dnu wymeldowania. Faktura będzie więc wystawiona w tym samym dniu. Wyjątkiem jest sytuacja, gdy faktura dociera do nas nieco później. Niefrasobliwi pracownicy mogą zapomnieć poprosić obsługę hotelu o fakturę. Tymczasem sam paragon nie wystarczy, aby wprowadzić dokument do ksiąg. Jeśli faktura wystawiona jest z opóźnienie, to pod uwagę bierzemy kurs z dnia poprzedzającego dzień wykonania usługi. W praktyce jest to ostatni dzień pobytu w hotelu. Po dokonaniu przeliczenia waluty możemy wprowadzać fakturę do ksiąg rachunkowych.
Jak zaksięgować fakturę za hotel?
Samo księgowanie faktury za hotel jest bardzo proste. Nie sprawi więc problemu doświadczonym księgowym, a powinny z nim poradzić sobie nawet osoby początkujące. Otóż faktura zakupowa zawsze stanowi dla nas zobowiązanie. Księgujemy ją więc po stronie Ma – rozrachunki z kontrahentami. Firmy często stosują do tego konta konto analityczne, które nazywa się rozrachunki z kontrahentami zagranicznymi. Z drugiej zaś strony faktura stanowi dla nas koszt. W związku z tym musi ona znaleźć się na koncie kosztowym. Możemy zaksięgować ją na koncie o nazwie usługi obce. Jest to najprostsza wersja. Niektóre firmy stosują dodatkowo konto o nazwie podróże służbowe bądź podróże służbowe zagraniczne. Wszystko zależy tutaj od prywatnej polityki rachunkowości firmy. Koszty, jak zawsze, księgujemy oczywiście po stronie Wn. Obok samej faktury pojawi się jeszcze płatność za hotel. Zazwyczaj powstaną więc różnice kursowe. Będą one stanowiły koszt lub przychód dla firmy. Jeśli zapłacimy więcej, niż wynika z faktury, to powstanie koszt. Jeśli mniej – przychód.
Co z podatkiem VAT?
Podatku VAT od usług hotelowych nie możemy odliczyć. Dotyczy to zarówno faktur krajowych, jak i zagranicznych. Niemniej jednak na fakturze zwykle znajduje się wyszczególniony podatek VAT. Co z nim zrobić? Otóż wartość podatku VAT doliczamy do wartości netto faktury. Oznacza to, że w kosztach znajdzie się ona w wartości brutto. Zgodnie z definicją, jeśli nie mamy prawa do odliczenia VAT, to może on stać się naszym kosztem. Wartość VAT przeliczamy po takim samym kursie, jak całą resztą. Wynika to z faktu, iż trafi ona do ksiąg razem z kosztem. Natomiast w rejestrach VAT faktura pojawi się w wartości zerowej, niepodlegającej przeliczeniu.
Wątpliwości przy księgowaniu faktury za hotel
Jeśli faktura za hotel budzi naszą wątpliwość, to nie powinniśmy jej księgować do czasu wyjaśnienia. Zwykle bowiem mamy do czynienia z stosunkowo wysokimi kwotami. Podczas kontroli podatkowej faktury za hotel są zwykle dokładnie sprawdzane. Dzieje się tak dlatego, że na ich tle powstaje wiele nadużyć podatkowych. Pamiętajmy, że faktury za hotel nigdy nie stanowi paragon. Niektórzy właściciele hoteli niechętnie wystawiają faktury “po czasie”. Stoją oni na stanowisku, że wystawili przecież paragon. Tymczasem paragon nie może stanowić dowodu, na podstawie którego zaliczymy nocleg w hotelu w koszty.
